Das Jahr ist noch „frisch“, und in der Regel sind die ersten drei Monate weniger turbulent als die letzten Wochen des vorangegangenen Jahres. Daher ist jetzt der ideale Zeitraum für Qualitätsmanagement-Beauftragte (QMB), notwendige QM-Aufgaben zu erledigen. Dieser Beitrag soll, ohne Anspruch auf Vollständigkeit, einen Anstoß und eine Übersicht der einzelnen Aufgaben geben.

Zu den QM-­Aufgaben, die es gilt, früh­zeitig im Jahr zu erledigen, gehören:

Aktualität des QM-Handbuches (Soll-Ist-Analyse)

In einem zurückliegenden Praxisjahr kann sehr viel passiert sein, was auch Auswir­kungen auf die QM­-Dokumentation haben kann. Hier sollte am Anfang des neuen Jahres überprüft werden, ob die Inhalte der Dokumentation noch mit den eigentlichen Abläufen in der Praxis übereinstimmen.

Aufgabe für die QMBs: Diese Aufgabe sollte nicht länger als eine Stunde dauern und gemeinsam mit der Praxisleitung durchgeführt werden. Die Bewältigung der Aufgabe liegt ganz einfach in dem Durchblättern des vorhandenen Hand­buches und der Überprüfung, ob das, was beschrieben wird, auch so im Pra­xisalltag stattfindet. Ist das bei dem einen oder anderen Thema nicht der Fall, so muss hier eine Aufgabennotiz erfolgen. Entweder wird die Dokumentation ange­passt oder der Ablauf wieder in die Rich­tung gebracht, wie ursprünglich vorge­sehen und im Handbuch beschrieben.

Anmerkung: Nachdem die Aufgaben­notizen der Soll­-Ist­-Analyse des Hand­buches vervollständigt wurden, sollten die Ergebnisse der ggf. vorliegenden Ab­weichungen Bestandteil einer ersten Teambesprechung werden.

Mitarbeiterstammdaten 2019 (Aktualitätsprüfung)

In einer guten QM­-Dokumentation darf die Übersicht über die Anzahl der Mit­arbeiter nicht verloren gehen. Das betrifft vor allem Praxen mit viel Personal. In einem Praxisjahr passiert sehr viel, auch in Bezug auf das Personalkarussell. Zu klären ist: Hat unsere Praxis „Zuwachs“ bekommen und wer hat die Praxis ver­lassen?

Aufgabe für die QMBs: Die Mitarbeiter­liste muss auf den aktuellen Stand ge­bracht werden. Gleichzeitig müssen die Mitarbeiterstammdaten (Mitarbeiterstammdatenblatt, Ausbildungs­ und Wei­terbildungsbescheinigungen) auf Aktu­alität und Vollständigkeit überprüft und ausgeschiedene Mitarbeiter aussortiert werden.

Anmerkung: Bei der Archivierung der aussortierten Mitarbeiterstammdaten muss beachtet werden, dass gemäß DSGVO eine ausgeschiedene Mitarbeite­rin die Löschung ihrer Daten nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren verlangen kann. Dies setzt voraus, dass die archivierten Mit­arbeiterstammdaten und Dokumente zu diesem Zeitpunkt in der Praxis auffind­bar sind. Hierzu muss es in der Praxisorganisation ein entsprechendes Archi­vierungs­ und DSGVO­-konformes Lösch­konzept geben.

Weiterbildung 2019 (Schulungsplan 2019 und Schulungsnachweise)

In der Regel besitzt ein QM­-System be­ziehungsweise ein QM­-Handbuch auch einen jährlichen Schulungsplan mit allen durchgeführten internen und externen Weiterbildungsmaßnahmen der Mitar­beiter.

Aufgabe für die QMBs: Es muss nach­gesehen werden, ob alle geplanten Weiterbildungsmaßnahmen für das Vorjahr umgesetzt wurden und hierfür auch die entsprechenden Kopien der Schulungs­zertifikate vorliegen. Meistens werden die Weiterbildungsnachweise in einem separaten Ordnern den Mitarbeiter der Praxis zugeordnet.

Anmerkung: Sind Mitarbeiter im Laufe des letzten Praxisjahres ausgeschieden, so müssen die Weiterbildungsmaßnah­men in einem separaten Ordner für die nächsten sechs Jahre archiviert werden. Der neue Schulungsplan für 2020 muss erstellt werden.

Belehrungen 2019 (Belehrungsnachweise)

Mitarbeiterbelehrungen zu den unter­schiedlichsten Themen müssen jährlich durchgeführt werden. Idealerweise wer­den alle Belehrungen (ca. zwölf Themen für eine Zahnarztpraxis) für alle Mitarbei­ter in einem „Rutsch“ im Januar durch­geführt. Die Durchführung einzelner Belehrungsthemen kann an Mitarbeiter delegiert werden, denen die Praxisleitung dieses zutraut. Belehrungen müssen während der regulären Arbeitszeit durch­geführt werden, schriftliche Nachweise sind zwingend gefordert.

Aufgabe für die QMBs: Es muss über­prüft werden, ob alle notwendigen Be­lehrungen durchgeführt wurden und alle Mitarbeiter die Nachweise der einzelnen Themen unterzeichnet haben. Des Wei­teren muss die ordnungsgemäße Ablage der Nachweise überprüft werden. Ist der Ablageordner ordentlich? Ist das Regis­ter verständlich und ordentlich? Sind alle Nachweise abgeheftet worden? Es muss stets beachtet werden, dass bei einer behördlichen Begehung gerne eine Einsicht in diese Unterlagen genommen wird.

Anmerkung: Auf der QMB-­Homepage (Downloadbereich) befinden sich alle notwendigen Belehrungsthemen und zu­sätzlich die dafür notwendigen Nachweise. Wenn Sie noch nicht alle Beleh­rungsunterlagen zusammen haben, dann können Sie sich hier gerne kostenlos bedienen.

Teambesprechungsprotokolle 2019

In der Regel werden in einem Praxis jahr mehrere Teambesprechungen durchge­führt. Hierzu sollte es dann auch entspre­chende Protokolle geben, welche die Be­sprechungspunkte und unter Umständen auch Termine und Verantwortlichkeiten für eventuelle Aufgaben wiedergeben.

Aufgabe für die QMBs: Es muss über­prüft werden, ob alle Protokolle vorliegen und die hier angegebenen Aufgaben er­ledigt wurden. Wenn nicht, so sind die unerledigten Aufgaben wieder Bestand­teil der kommenden Teambesprechung.

Anmerkung: Alle geplanten Teambespre­chungstermine für das neue Praxisjahr sollten mit der Praxisleitung abgestimmt und die Zeiten im Bestellbuch geblockt werden. Eine frühzeitige Information an die Kolleginnen über die neuen Bespre­chungstermine kann sinnvoll sein.

Notfallmanagement 2019 (Aktualitätsprüfung)

Die Notfallausrüstung (Notfallkoffer, Ver­bandkasten, Verbandbuch, Notfallaus hänge, Feuerlöscher) der Praxis muss auf ihre Aktualität und Einsatzbereitschaft überprüft werden.

Aufgabe für die QMBs: Der Notfallkoffer und Verbandkasten müssen auf Voll­ständigkeit überprüft werden. Meistens gibt es hierfür ein Formblatt, in dem die Überprüfungstätigkeit zum Nachweis für Dritte quittiert wird. Fehlen Notfallartikel, müssen diese ersetzt werden. Es muss überprüft werden, ob die Notfallnummern in den Notfallaushängen für „Brand“ und „Unfall“ noch stimmen und ob alle Ein­träge im Verbandbuch ordnungsgemäß sind. Auch die Feuerlöscher in der Praxis müssen gesichtet und es muss kon­trolliert werden, ob eine routinemäßige Überprüfung für dieses Jahr ansteht.

Anmerkung:  Mittlerweile benötigt jede Praxis einen ausgebildeten „Brandschutz­helfer“. Hier gibt es bereits zahlreiche Weiterbildungsmöglichkeiten. Das Ver­bandbuch unterliegt der DSGVO und darf nicht mehr in dem üblichen „grünen“ Büchlein geführt werden. Es gibt seit Neuestem Feuerlöscher, die nur alle zehn Jahre überprüft werden müssen.

Gerätewartungen 2019 (Termine)

Die in der Praxis betriebenen Geräte, vom Empfang über das Büro, die Be­handlungszimmer bis hin zum Steri müs­sen in festgelegten Abständen überprüft bzw. von Fachfirmen gewartet werden. Zur besseren Übersicht der einzelnen Termine und notwendigen Wartungs­ und Überprüfungstätigkeiten dienen die Be­standsverzeichnisse.

Aufgabe für die QMBs: Es muss über­prüft werden, ob alle im Vorjahr anste­henden Wartungstermine durchgeführt wurden und die notwendigen Nachweise zum Beispiel in Form von Wartungspro­tokollen vorliegen und ohne Schwierig­keiten aufgefunden werden können. Werden in der Praxis Geräte eingesetzt, die laut der Medizinprodukte­Betreiber­verordnung einer sicherheitstechnischen Kontrolle unterliegen (zum Beispiel Laser, Narkoselachgasgeräte oder HF­-Chirur­giegeräte), so müssen die vorgegebenen Überprüfungsintervalle eingehalten wer­den und die Protokolle in der Praxis vor­liegen.

Anmerkung: Alle Geräte mit einem Elek­trostecker müssen einem E­-Check un­terzogen werden. Diese Aufgaben wer­den vom Hauselektriker für die Büro­ und Haushaltsgeräte und vom Depot­techniker für die zahnmedizinischen Geräte vorgenommen. Wartungen wer­den vom Hersteller der Geräte oder vom Depottechniker übernommen.

Patientenbefragung 2019 (Ergebnisse)

Seit 2016 fordert der Gemeinsame Bun­desausschuss (G­BA) die Durchführung von Patientenbefragungen. Hierzu muss es entsprechende Patientenfragen geben, eine Auswertung der Ergebnisse vorge­nommen und entsprechende Maßnah­men geplant und umgesetzt werden.

Aufgabe für die QMBs: Wurde im Vor­jahr eine Patientenbefragung durchge­führt, so muss von dem QMB überprüft werden, ob eine Auswertung (Statistik) der Befragung vorliegt. Anhand der durch die Befragung erhaltenen Ergebnisse muss mit der Praxisleitung besprochen werden, ob sich Verbesserungsmöglich­keiten für die Praxisorganisation ergeben haben und wenn ja, wie diese best­möglich für die Praxis genutzt werden können.

Anmerkung: Nach einer Befragung der Patienten, der Zusammenfassung der Rückmeldungen und nachdem die Aus­arbeitung von Verbesserungsmöglichkeiten erfolgte, sollten die erzielten Befra­gungsergebnisse in einem Übersichts­blatt den Patienten als Dankeschön präsentiert werden.

Zusammenfassung

Für einen Qualitätsmanagementbeauf­tragten ist es wichtig, das vergangene Praxisjahr abzuschließen, indem alle das Jahr betreffende QM-Aufgaben ord­nungsgemäß erledigt worden sind. Die Archive müssen vorzeigbar geführt wer­den und alle Unterlagen müssen jeder ­zeit, zum Beispiel für eine Begehung, zur Verfügung stehen.

Dieser Beitrag ist in der ZWP Zahnarzt Wirtschaft Praxis  erschienen.

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