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Abrechnung 05.04.2019

Dokumentation: Gebührenkonforme Abrechnung im Fokus

Janine Schubert
Janine Schubert
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Dokumentation: Gebührenkonforme Abrechnung im Fokus

768 abgeschlossene Fälle mit über einer Million Euro Rückforderung für zahnärztliche und kieferorthopädische Leistungen aufgrund von Fehlverhalten in der Abrechnung (bei extrabudgetären Einzelleistungsvergütungen oder Selektivverträgen) in den Jahren 2016 und 2017 – das sind Zahlen aus dem Bericht des GKV-Spitzenverbandes zur Bekämpfung von Fehlverhalten im Gesundheitswesen. Die Zahlen zeigen, wie wichtig eine plausible, vollständige und gebührenkonforme Abrechnung in der zahnärztlichen und kieferorthopädischen Praxis ist.

Behandeln – Dokumentieren – Abrechnen

Dieser Dreiklang bildet die Brücke zwischen der von den Behandlern erbrachten Leistung und der dazu gehörigen Rechnung. Dabei wird so manches aufgrund einer unvollständigen Dokumentation nicht oder – wie aus den o. g. Zahlen hervorgeht – leider fehlerhaft abgerechnet. Letzteres scheitert nicht selten an der korrekten Umsetzung der kassen- und privatzahnärztlichen Gebührenordnungen BEMA und GOZ.

Abb. 1: Vier essentielle Abrechnungsfaktoren bei der Privatliquidation. Foto: edwardolive - Shutterstock.com

Es liegt auf der Hand, wie anspruchsvoll es ist, fachlich immer auf dem neuesten Stand zu bleiben und in der Hektik des Tages auch die kleinen Abrechnungskniffe zu berücksichtigen. Oftmals hilft dann ein Blick von außen, der aufzeigt, was bei einer guten Behandlung mit effizient gestalteten Prozessen vollumfänglich und gebührenkonform abgerechnet werden kann.

Hilfreiches Instrument – die Dokumentation

Die Dokumentation der Leistungen erfolgt idealerweise direkt im Behandlungszimmer. In einer voll digitalisierten Praxis werden neben den entsprechenden Texten auch bereits die Gebührenziffern eingetragen. Am Ende des Tages werden diese Eingaben anhand der Tagesstatistik oder Tagesliste kontrolliert und zur Rechnungserstellung freigegeben. Dieser in kieferorthopädischen Praxen übliche Prozess dient der Sicherstellung der Vollständigkeit und Plausibilität bzw. Gebührenkonformität der Abrechnung. Letzteres ist ganz besonders wichtig, denn die fehlende Gebührenkonformität einer Rechnung kann zum Forderungsausfall führen oder Rückforderungsansprüche nach sich ziehen. Gleichzeitig können im Bereich der Privatliquidation Honorarverluste von durchschnittlich 4,5 Prozent im Jahr entstehen, und das sind bei einer kieferorthopädischen Praxis mit einem Privatliquidationsanteil von 300.000 Euro immerhin bis zu 13.500 Euro jährlich.

Erfolgsfaktor Privatliquidation: Sehen und verstehen

Ursächlich für dieses Honorarpotenzial ist nicht, dass operative Hauptleistungen oder Standardbehandlungsmaßnahmen, wie Bögen oder Bänder, vergessen werden, sondern dass Begleitleistungen oder Sichtkontrollen nicht berechnet werden.

Abb. 2: Ungenutztes Honorarpotenzial findet sich häufig in einem dieser fünf Leistungspotenziale. Foto: edwardolive - Shutterstock.com

Bei der Privatliquidation haben sich für eine gebührenkonforme, vollständige und plausible Abrechnung folgende vier Faktoren als essenziell herausgestellt und die dabei helfen können, Honorarverluste zu vermeiden: Aufmerksamkeit, Kalkulation, Plausibilität und das Update (siehe Abb. 1). Die Punkte Aufmerksamkeit, Plausibilität und im erweiterten Sinne auch die Kalkulation treffen in der Regel auf jeden Patientenfall zu. Wird einer dieser Faktoren nicht oder nur unzureichend beachtet, findet sich ungenutztes Honorarpotenzial häufig in einem dieser fünf Leistungsbereiche: Begleitleistungen, Mehrfachberechnungen, Sichtkontrollen, Beratungen und Untersuchungen sowie Chairside-Leistungen (Abb. 2).

Abrechnungsbeispiel

Dokumentation

Beratung, symptombezogene Untersuchung, OK- und UK-Bögen neu eingegliedert, Bracket 31 und 41 umpositioniert und neu geklebt.

Tabelle 1: Abrechnungsbeispiel. Foto: Marian Weyo - Shutterstock.com

Abrechnung

Hierfür erfolgte die in Tabelle 1 dargestellte Abrechnung. Diese hätte gemäß der Beschreibung der erbrachten Leistungen optimiert werden können, indem die in Tabelle 2 aufgeführten Positionen zur Abrechnung gekommen wären. Bei zugrunde gelegtem Mittelwert (Faktor 2,3) wurde im ersten Beispiel (Tab. 1) aufgrund der fehlenden Berücksichtigung von zwei der genannten Einflussfaktoren ein Honorarverlust von 114,10 Euro generiert: Durch fehlende Aufmerksamkeit kam es in der Patientenkartei nicht zur Dokumentation der adhäsiven Befestigung der Brackets und folglich wurde diese nicht berechnet.

Aufgrund fehlender Kenntnis der Leistungsbeschreibungen und der Gebührenordnung für Zahnärzte (GOZ) erfolgte keine plausible Abrechnung. Die mögliche Berechnung der GOÄ 2702 für das Ausligieren der Bögen wurde daher schlicht vergessen.

Tabelle 2: Optimierte Abrechnung des gleichen Beispiels. Foto: Marian Weyo - Shutterstock.com

Für eine vollständige, gebührenkonforme und plausible Abrechnung ist es daher wichtig, dass die tatsächlich erbrachte Leistung auch entsprechend dokumentiert wird. Dafür kann es je nach Praxisteam durchaus erforderlich sein, die Abrechnungsregeln regelmäßig vorkommender Behandlungen im Rahmen von Teamsitzungen zu besprechen und Dokumentationsregeln aufzustellen. Regelmäßige Coachings können zudem helfen, die Fachkenntnisse des gesamten Praxisteams aktuell zu halten und weiter auszubauen.

Dieser Beitrag ist in KN Kieferorthopädie Nachrichten erschienen.

Foto: edwardolive - Shutterstock.com

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