Praxismanagement 19.07.2013

Mit minimalen Stellschrauben den Umsatz steigern

Mit minimalen Stellschrauben den Umsatz steigern

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Dass Zahnärzte heute nicht nur fachlich auf der Höhe sein müssen, sondern auch den wirtschaftlichen Notwendigkeiten, die ihre Selbstständigkeit mit sich bringt, aufgeschlossen gegenüberstehen sollten, ist eine Tatsache. Den meisten Medizinern, bei denen sich die Praxis nicht wunschgemäß entwickelt, ist vermutlich auch klar, dass sie aktiv werden müssen. Doch wie bei vielen Missständen, die eine Veränderung erfordern, ist es oft der innere Schweinehund, der positive Impulse lähmt.

Wo genau muss ich ansetzen? Habe ich überhaupt das erforderliche Know-how? Verliere ich zu viel Zeit als Behandler, wenn ich mich intensiv um den ökonomischen Erfolg meiner Praxis kümmere? Solche und ähnliche Fragen stellt sich so mancher Betroffene, der versucht, den Spagat zwischen Patient und Papierkram zu schaffen. Wer angesichts der Doppelbelastung jedoch lieber gar nichts tut, macht einen Fehler – denn oft sind es minimale Umstellungen, die ohne zusätzliche Zeiterfordernisse relevante Verbesserungen zur Folge haben.

Termine optimieren

Das beginnt schon am Empfang, wo die zuständige Mitarbeiterin Termine vergibt. Ein genauer Blick auf den Terminkalender kostet wenig Mühe und offenbart oft einen der Gründe dafür, warum die Umsätze, die ein Praxischef erwirtschaftet, nicht die gewünschte Höhe aufweisen. Ein einfacher Vergleich, wie viel Zeit für einen Termin angesetzt ist und wie lange die Behandlung dann wirklich gedauert hat, schafft die Möglichkeit, die Planzeiten gezielt anzupassen und so für eine optimale Auslastung zu sorgen. Ob ein Zahnarzt diese Prüfung in Form einer Excel-Tabelle vornimmt oder eine leistungsfähigere Software nutzt, die Firmen wie die OPTI Zahnarztberatung GmbH entwickelt haben, bleibt ihm überlassen.

Wichtig ist, dass er und seine Mitarbeiter überhaupt die Disziplin für ein effektives Terminbuchmanagement aufbringen. Denn allein mit solchen einfachen Stellschrauben lässt sich das Stundenhonorar eines Behandlers erfahrungsgemäß um bis zu 20 EUR steigern. Eine Analyse der vergebenen Terminzeiten zusammen mit einer Analyse der Terminvergabesystematik können erste Schritte auf dem Weg zum wirtschaftlichen Erfolg sein. Und das Beste daran ist, dass man diesen direkt in den täglichen Arbeitsabläufen umsetzen kann. Stellt zum Beispiel die Mitarbeiterin am Empfang vor der Terminvergabe drei oder vier gezielte Fragen, die eine bessere zeitliche Einordnung ermöglichen, fallen unrentable Leerzeiten weg.

Raum ist Geld

Doch nicht nur „Zeit“, sondern auch „Raum ist Geld“, und deshalb auch Gegenstand modernen Controllings. Ein Beispiel dafür ist die Überprüfung der Belegzeiten der Behandlungseinheiten, denn auch hier verliert der Zahnarzt als Praxischef bei Leerstand wertvolle Ressourcen. Sollte er feststellen, dass von mehreren Behandlungseinheiten eine nur unzureichend ausgelastet ist, stellt sich die Frage, ob er den Raum nicht anderweitig wirtschaftlich sinnvoller nutzen kann. So zum Beispiel für den Auf- oder Ausbau der Prophylaxe als zweites Standbein für die ökonomische Weiterentwicklung der Praxis. Für viele Therapieformen im Zusammenhang mit der Parodontitisbehandlung oder einer Versorgung mit Implantaten ist eine Prophylaxe im Vorfeld und begleitend zur Therapie ohnehin unabdingbar. Darüber hinaus fördert dies die Patientenbindung.

Eine weitere Alternative, leer stehenden Raum in der Praxis gewinnbringend einzusetzen, ist das Angebot von Zusatzleistungen, wie Bleaching. Eine Änderung der Gesetzeslage hat zur Folge, dass Bleaching mit stärkeren Lösungen nur noch vom Zahnarzt und nicht mehr von der Kosmetikerin ausgeführt werden darf. Ungenutzter Raum in der Praxis bietet eine hervorragende Möglichkeit, Patienten nicht nur defektorientiert zu beraten, sondern aktiv über Zusatzleistungen zu informieren. Egal an welcher Stelle ein Zahnarzt ansetzen möchte, um zukünftig nicht nur fachlich, sondern auch wirtschaftlich zielgerichteter zu arbeiten – ein auf die Bedürfnisse von Zahnmedizinern zugeschnittenes Controlling schafft die Voraussetzungen, mit wenig Aufwand viel zu erreichen.

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