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Praxismanagement 21.11.2014

So gelingt ein Softwarewechsel – Teil 2

So gelingt ein Softwarewechsel – Teil 2

Wenn eine Zahnarztpraxis expandiert, zieht dies in vielen Fällen nicht nur den Umzug in größere Räumlichkeiten und den Bedarf an zusätzlichen Mitarbeitern nach sich. In der Dortmunder Zahnarztpraxis von Dr. Gorden und Dr. Poll erforderte die Expansion auch ein neues Praxismanagementsystem, um den gewachsenen Strukturen gerecht zu werden. Dr. Gorden wagte den Softwarewechsel, nutzte dessen Chancen und kann heute auf eine reibungslose Umstellung zurückblicken.

Die Gemeinschaftspraxis für Zahn-, Mund- und Kieferheilkunde von Dr. Andreas Gorden und Dr. Bettina Poll blickt auf eine mehr als 60-jährige Tradition in der Dortmunder Kampstraße zurück. Sowohl der langjährige Kundenstamm als auch die Neupatienten schätzen die freundschaftliche Atmosphäre: „Man ist füreinander da“, beschreibt Dr. Gorden, der sich als „24-Stunden-Zahnarzt“ bezeichnet, das besondere Verhältnis zwischen Arzt und Patient. Pluspunkte sammelt die Praxis außerdem in Bezug auf die zahnmedizinische Arbeit. So ergänzen sich beispielsweise die Behandlungsschwerpunkte beider Praxisinhaber ideal: Während Dr. Poll die oralchirurgischen und implantologischen Leistungen übernimmt, fallen klassische, konservierende Behandlungen, Prothetik und Gnathologie in den Aufgabenbereich von Dr. Gorden. Die Kombination von modernster Technik und menschlichem Miteinander kommt an: Bald wurden die ursprünglichen Praxisräume, die Dr. Gorden vor 24 Jahren von seinem Vater übernommen hatte, zu klein. Mit einem Umzug auf die andere Straßenseite vergrößerte sich die Praxis 1996 von 80 auf 300 Quadratmeter. Vor fünf Jahren wurde die Praxis schließlich zu ihrer heutigen Form als Gemeinschaftspraxis umstrukturiert. Auch die Anzahl der Mitarbeiter erweiterte Dr. Gorden sukzessive: Mittlerweile umfasst das insgesamt zwölfköpfige Team unter anderem drei Behandler und zwei Prophylaxe-Mitarbeiterinnen.

Professionelles Praxismanagement für komplexe Strukturen

Um die Strukturen in der gewachsenen Gemeinschaftspraxis professionell abbilden und den Praxisalltag effizient gestalten zu können, war auch eine neue Praxismanagement-Software notwendig. Aus diesem Grund entschied sich Dr. Andreas Gorden, seine bisherige Software gegen ein neues System einzutauschen. Unternehmerisch beraten fiel die Wahl schnell auf CHARLY (solutio GmbH). „Professionelle Abläufe und eine lückenlose Dokumentation in der avisierten Form waren nur mit CHARLY möglich“, erinnert sich der Praxisinhaber. Außerdem überzeugten ihn der logische Aufbau sowie die eingängige Bedienbarkeit und Benutzerführung des Programms. „CHARLY ist in dieser Hinsicht konkurrenzlos.“ Dr. Gorden vertraute während der gesamten Umstellungsphase auf professionelle Unterstützung: Ein zahnärztliches Beratungsunternehmen plante die gesamte Umstellung inklusive entsprechender Schulungen im Vorfeld und organisierte die programmtechnische Betreuung im Nachgang. Die solutio GmbH begleitete die Praxis bei der Einrichtung der Stammdaten und der Individualisierung der Komplexe, während sich ein EDV-Profi parallel um die technische Umstellung zum Jahreswechsel kümmerte. Der bewusst gewählte Zeitpunkt ermöglichte einen buchhalterisch und steuerlich sauberen Schnitt. Gleichzeitig nutzte die Praxis die etwas ruhigeren Tage, sodass die Umstellung in „Echtzeit“ und ohne den laufenden Betrieb zu unterbrechen, erfolgen konnte.

Frischer Start mit neuer Software

Die Praxis entschied sich für einen Neustart ohne Datenübernahme – eine ideale Möglichkeit für eine Aufräumaktion, denn in diesem Zusammenhang wurden veraltete und doppelte Adressen bereinigt. Das Vorgängersystem blieb installiert, sodass sich die Eingabe der Patientendaten auf die Stammdaten beschränkte. Eintragungen wurden direkt im neuen System vorgenommen, während das bisherige noch parallel lief. Noch heute können theoretisch ältere Röntgenbilder oder Dokumentationen eingesehen werden. „Professionelle Software und professionelle Abläufe erfordern auch ein professionelles Team“, ist Dr. Gorden überzeugt. Das zog beim Softwarewechsel vorbildlich mit: „Die Angst vor dem Neuen wich schnell der Begeisterung, wie einfach CHARLY ist“, bilanziert der Praxisinhaber. Das Team war schnell eingelernt und sich stets bewusst, welche Potenziale in der neuen Software und in den daraus resultierenden, verbesserten Praxisprozessen schlummerten. Die Mitarbeiterinnen schätzen vor allem, dass sich mit CHARLY die im Alltag geforderte Dokumentation einfach umsetzen lässt: Alles sei mit wenigen Klicks hinterlegbar, was eine gute Vor- und Nachbereitung der Behandlungen im Hintergrund ermögliche. Für Dr. Andreas Gorden hat sich die Software-Umstellung gelohnt: „Ich suchte letztlich einen Helfer im Praxisalltag und habe diesen dank CHARLY gefunden.“ Denn geregelte Arbeitszeiten und mehr gemeinsame Momente mit der Familie lassen sich leichter realisieren, wenn die Prozesse in der Praxis reibungslos ablaufen und sich der Zahnarzt ganz auf die Behandlungen konzentrieren kann. Kein Wunder, dass Dr. Gorden heute wieder alles genau so machen würde.

Autorin: Claudia Hytrek

Foto: © tashatuvango - Fotolia
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