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Foto: Karanov images – stock.adobe.com

Zeit ist eine kostbare Ressource – das trifft kaum woanders so sehr zu wie in der Zahnarztpraxis. Mit praxisnahen Tipps zur Materialbestellung optimiert man sein Zeitmanagement und macht den Materialeinkauf effizienter.

Feste Termine bringen Struktur und sparen Zeit

Es klingt zunächst paradox, ist aber eigentlich einleuchtend: Wenn man beim Materialeinkauf Zeit sparen möchte, muss man sich zuerst auch Zeit für ihn nehmen – und zwar ganz gezielt. Denn einer der gängigsten Fehler ist es, die Materialbestellung spontan und ungeplant in einer ruhigen Minute angehen zu wollen. Dann ist nämlich vorprogrammiert, dass man von der eigentlichen Aufgabe abgelenkt wird.

Die Liste potenzieller Störfaktoren ist lang:

• das Telefon klingelt,
• Kolleg:innen benötigen Hilfe, 
• der Postbote braucht eine Unterschrift, 
• Patient:innen wenden sich mit Fragen an einen.

So viel zur Materialbestellung.

Das Resultat: man verliert den Faden und muss sich später wieder neu in die Sache hineindenken. Im schlimmsten Fall passieren auch noch Fehler, die man sonst nicht machen würde: Bestellung falscher Produkte oder das Vergessen eines dringend benötigten Materials oder man muss sich an den Kundenservice des Händlers wenden oder eine weitere Bestellung aufgeben. Unterm Strich stehen so am Ende nicht nur ein hoher Zeitaufwand, sondern auch vermeidbarer Stress.

Mit Struktur zu einem besseren Zeitmanagement

Für ein besseres und effektiveres Zeitmanagement sollte man bei der Materialbestellung für die Zahnarztpraxis auf feste Termine setzen. Zum Beispiel so: 

• den Termin auf einen festen Tag in der Woche bzw. im Monat legen. 
• ein Zeitfenster, in dem in der Praxis erfahrungsgemäß nicht ganz so viel los ist auswählen. 
• den Termin im Team kommunizieren mit der Bitte, nur in dringenden Fällen zu stören. 
• genug Zeit für die Bestellung einplanen, damit man sich komplett auf die Aufgabe fokussieren kann. 
• zur Durchführung einen möglichst ruhigen Ort auswählen.

Im Vorfeld der Bestellung den Materialbedarf korrekt erfassen

Damit man am Bestelltag weiß, was genau eigentlich bestellen muss, ist eine sorgfältige Bestandskontrolle erforderlich. Abhängig von der Größe und den individuellen Abläufen der Praxis, kommen dafür unterschiedliche Strategien infrage. In einer kleinen Praxis mit gut sortierten Lagerflächen kann ein Lagerrundgang direkt vor der Bestellung ausreichend sein. Effizienter und deutlich zeitsparender erledigt man die Bedarfserfassung in jedem Fall aber, indem eine Bestellliste geführt wird.

So beschleunigen Bestelllisten den Materialeinkauf

Die Bestellliste erstellt man entweder klassisch mit Stift und Papier oder digital am Rechner, z. B. mit Excel-Tabellen oder Word-Dokumenten. Wichtig ist nur, dass alle im Team Zugang zur Liste haben und diese bearbeiten können.

Der große Vorteil liegt auf der Hand: Es entstehen Automatismen in euren Arbeitsabläufen, durch die du weniger Zeit mit Rückfragen verlierst. Stattdessen arbeitet man beim Materialkauf einfach die vorliegende Bestellliste ab.

Damit das auch langfristig so bleibt und die „Holschuld“ nicht irgendwann komplett bei einem selbst liegt, solltest man eine klare Deadline setzen. Verdeutliche jedem im Team, dass man für die nächste Bestellung nur das berücksichtigen kann, was bis zum Bestelltag zu der von einem selbst festgelegten Uhrzeit auch eingetragen worden ist. Dadurch vermeidet man Missverständnisse und minimiert das Risiko von außerplanmäßigen Extra-Bestellungen.

Mit Wawibox Zeitplan und Budget in Einklang bringen

Egal, ob man selbst Praxisinhaber:in oder angestellt ist und Budgetvorgaben zu beachten hat – für die Wirtschaftlichkeit der Zahnarztpraxis spielen selbstverständlich die Preise der benötigten Materialien eine große Rolle. Für eine gründliche Recherche günstiger Angebote und den Vergleich verschiedener Anbieter auf dem Markt müsste man eigentlich viel Zeit investieren – braucht man aber nicht, wenn man dazu den Wawibox Preisvergleich nutzt.

Kostenloser Preisvergleich für die Zahnarztpraxis

Der kostenlose Online-Preisvergleich auf wawibox.de bietet eine ideale Möglichkeit, die Materialbestellung günstig und gleichzeitig schnell zu erledigen. Im Preisvergleich findet man die tagesaktuellen Preise für Produkte von mehr als 140 Anbietern. Da Wawibox selbst vollkommen unabhängig von Händlern und Depots agiert, kann man sich so an neutraler Stelle darüber informieren, welche Preise marktüblich und fair sind, ohne zusätzlichen Zeitaufwand.

Den kompletten Materialeinkauf von zentraler Stelle aus erledigen

Noch mehr Zeit kann man sparen, wenn man nach dem Preisvergleich den Einkauf direkt über die Wawibox abschließt, da sie gleichzeitig als zentrale Bestellplattform fungiert. Das System übermittelt dann alle Bestellaufträge direkt an die jeweiligen Händler. Übrigens kann man seine Lieblingsanbieter als Favoriten markieren, damit sie im Preisvergleich direkt hervorstechen. Außerdem können auch etwaige Sonderkonditionen, die man für seine Praxis ausgehandelt habt, für jeden Lieferanten in den Kontoeinstellungen hinterlegen.

Seine individuellen Konditionen, wie z. B. spezielle Rabatte oder Versandbedingungen, werden im Anschluss vom System im Preisvergleich und bei der Bestellung automatisch berücksichtigt. Man selbst musst daran also keine Gedanken verschwenden.

Nachbestellung leicht gemacht

Wenn man Produkte in der Vergangenheit schon einmal über die Wawibox bestellt hat, kann man sie über die Funktion „Nochmals kaufen“ ganz einfach nachbestellen. Dazu muss man den Artikel nicht erneut suchen, sondern kann ihn mit wenigen Klicks in den Einkaufswagen legen. Nach dem Einloggen in seinen Account findet man den Button oben rechts in der Menüleiste.

So spart man bei der regelmäßigen Materialnachbestellung sogar noch mehr Zeit!

Quelle: Wawibox