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Zum Jahreswechsel 2014 gab es wieder einige steuerliche Änderungen, unter anderem zum Thema „Reisekosten“. Unter Reisekosten, die steuerlich abzugsfähig sind, versteht man Aufwendungen, die bei beruflich (Arbeitnehmer) oder betrieblich (Selbstständige) bedingten Reisen anfallen. Reisekosten können Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten sein.

Neue Pauschalen bei den Verpflegungsmehraufwendungen

Geändert haben sich unter anderem die Pauschalen für die Verpflegungsmehraufwendungen (im Inland). Statt bisher drei gibt es nun nur noch zwei betragsmäßige Pauschalen und zwar:

• 12 Euro für den Tag, an dem der Steuerpflichtige mehr als acht Stunden von seiner ersten Tätigkeitsstätte oder Betriebsstätte abwesend ist,
• 24 Euro für jeden Tag, an dem der Steuerpflichtige 24 Stunden von seiner Wohnung abwesend ist.

Für jeden Anreise- bzw. Abreisetag erhält man 12 Euro bei mehrtägigen Reisen mit Übernachtung. Mit diesen Pauschalen sind die tatsächlich entstandenen Mehraufwendungen für die Verpflegung vollständig abgegolten, d.h. höhere tatsächliche Kosten können nicht angesetzt werden. Allerdings spielt es auch keine Rolle, ob Verpflegungskosten tatsächlich entstanden sind. Für Arbeitnehmer ist weiterhin zu beachten, dass die Verpflegungsmehraufwendungen auch nur für die ersten drei Monate an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte (sog. Dreimonatsfrist) steuerlich angesetzt werden können. Eine berufliche Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte liegt aber immer nur dann vor, wenn der Arbeitnehmer an dieser mindestens an drei Tagen wöchentlich tätig wird. Die Dreimonatsfrist beginnt daher nicht, solange die auswärtige Tätigkeitsstätte an nicht mehr als zwei Tagen wöchentlich aufgesucht wird. Dies betrifft z.B. Praxen mit mehreren Standorten und Mitarbeitern, die an diesen unterschiedlichen Standorten tätig sind. Besondere Regelungen wiederum gelten, wenn der Arbeitgeber dem Mitarbeiter während dessen auswärtiger Tätigkeit die Verpflegungskosten teilweise oder sogar vollständig erstattet. Im neuen Reisekostenrecht kommt nun auch der neue Begriff der ersten Tätigkeitsstätte zum Tragen. Für jeden Arbeitnehmer gibt es künftig pro Arbeitsverhältnis nur noch eine erste Tätigkeitsstätte. Eine erste Tätigkeitsstätte ist ab 2014 die ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens (§ 15 AktG ) oder eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten, der einem Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist. Auch zum Thema erste Tätigkeitsstätte gibt es weitere Regelungen, die aber den Rahmen dieses Beitrags überschreiten würden. Die Fragestellung, wo der Arbeitnehmer seine erste Tätigkeitsstätte hat, ist z.B. entscheidend dafür, ob Fahrtkosten mit der Entfernungspauschale oder nach Dienstreisegrundsätzen berücksichtigt werden können. Für die Fahrt von der Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte gilt, wie bisher auch:

• lediglich Ansatz der Entfernungspauschale (= nur einfache, kürzeste Strecke von der Wohnung zur Arbeit) einschließlich der Besteuerung eines geldwerten Vorteils bei Dienstwagengestellung und Ausschluss des steuerfreien Arbeitgeberersatzes für diese Fahrten,
• kein Ansatz von Verpflegungspauschalen,
• Geltendmachung der Unterkunftskosten in der Regel nur im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung.

Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen der ersten Tätigkeitsstätte nicht vor, erfolgt im Grundsatz keine Kürzung der Werbungskosten. Fährt der Arbeitnehmer aus betrieblichen Gründen mit seinem eigenen Pkw z.B. zu einer Fortbildungsveranstaltung, kann der Arbeitgeber ihm die hierfür entstandenen Kosten einschließlich der Reisenebenkosten steuerfrei und damit auch sozialversicherungsfrei ersetzen. Bei der Benutzung eines eigenen oder eines zur Nutzung überlassenen Fahrzeugs ist dafür (wie bisher) ein Kilometersatz aufgrund der für einen Zeitraum von zwölf Monaten ermittelten Gesamtkosten für das genutzte Fahrzeug zu errechnen. Dieser kann so lange angesetzt werden, bis sich die Verhältnisse wesentlich ändern. Anstelle der tatsächlichen Aufwendungen, die dem Arbeitnehmer durch die persönliche Benutzung eines Beförderungsmittels entstehen, können die Fahrtkosten mit den pauschalen Kilometersätzen angesetzt werden, die für das jeweils benutzte Fahrzeug als höchste Wegstreckenentschädigung nach dem Bundesreisekostengesetz festgesetzt sind. Bei Benutzung eines Kraftwagens oder Pkw sind dies 0,30 Euro pro gefahrenen Kilometer. Bleibt die Erstattung des Arbeitgebers unter den jeweils einschlägigen Pauschbeträgen (Verpflegungs-/Fahrtkostenpauschale) oder den jeweils nachgewiesenen Kosten, kann die Differenz durch den Arbeitnehmer als Werbungskosten in der Einkommensteuererklärung geltend gemacht werden.

Reisenebenkosten

Zu den Reisenebenkosten zählen z.B. Garage- und Parkplatzgebühren, Kosten für die Beförderung bzw. Aufbewahrung und Versicherung von Gepäck, Eintrittskarten und Aufwendungen für Kataloge von Messen und Ausstellungen und Mautgebühren, berufliche Telefonkosten etc. Voraussetzung ist, dass die Belege für die jeweils geltend gemachten Kosten vollständig vorliegen. Die Kosten, die vom Arbeitgeber nicht erstattet werden, können vom Arbeitnehmer wiederum als Werbungskosten geltend gemacht werden.