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Praxismanagement 05.10.2016

Der Karteireiter ist tot, es lebe der Karteireiter!

Der Karteireiter ist tot, es lebe der Karteireiter!

Der beim Tode eines Königs und bei der Thronbesteigung des neuen Monarchen verkündete französische Ruf – Der König ist tot, es lebe der König! – drückt Kontinuität aus. Ähnlich verhält es sich mit dem von manchen Zahnmedizinischen Fachangestellten geliebten Reiter in der Papierkartei. Der analoge Karteireiter mitsamt seinem Papier- und Papp-Anhang ist tot, es lebe der digitale Karteireiter in der Z1.PRO Kartei von CGM. Die Kontinuität in der Markierung von Patienten bleibt gewahrt, es bestehen darüber hinaus zusätzliche Vorteile im Praxisbetrieb.

In der guten alten Zeit von Papier in Hülle und Fülle schmückten farbige Reiter die Karteikarte in der Praxis, um auf bestimmte Dinge hinzuweisen (Abb. 1). Mit dem Update Z1.PRO 2.55 können individuell Kennungen in der digitalen Kartei farbig vorgenommen werden (Abb. 2). Sie bestehen aus maximal 3 Zeichen, können mit einer eigenen Farbe versehen werden und erscheinen auf der dargestellten Karteilasche in jedem Programm, das patientenbezogen aufgerufen wird. Wählt man die Karteilasche mit rechtem Mausklick an, kann man in die Konfiguration allgemein verzweigen oder schon erfasste Reiter für den betreffenden Patienten aussuchen (Abb. 3).

In unserer Praxis beinhalten die ersten 5 Kennungen (Abb. 4) die Behandler (Praxisinhaber, Assistent/Assistentin und 3 Prophylaxe-Mitarbeiterinnen), wobei die Farbauswahl identisch ist mit der im Praxistimer (Abb. 5). So ist zum Beispiel der ZMP Janet in beiden Programmen die Farbe Dunkelrot zugeordnet, in ihrer Behandlungsschicht und in dem Karteireiter. Natürlich können auch nur Farben ohne Zeichen angelegt werden. Nach unserer Erfahrung ist die Kombination von 3 Zeichen und einer Farbe am sinnvollsten. Der im Tooltip eingetragene Text wird auch angezeigt, wenn man mit der Maus auf den jeweiligen Karteireiter fährt. Nach dem erstmaligen Erfassen der Kürzel speichert man die Eingaben und startet Z1.PRO neu. Jetzt können die Karteireiter den Patienten zugeordnet werden. Mit dem rechten Mausklick auf die Lasche öffnet sich das Fenster mit den Kürzeln und jeweiligen Beschreibungen (Tooltip), die Auswahl erfolgt mit Anwahl der gewünschten Zeile und per Mausklick mit Häkchen. Über diesen Weg erfolgt entsprechend auch die Abwahl einer Kennzeichnung.

 

In folgenden Programmteilen werden die Karteireiter dargestellt (und können dort auch geändert werden): Behandlungsmanager (Abb. 2), Behandlungserfassung (Abb. 6), Patientenauswahl, Patientenstamm, Pläne, Laborauftrag und Kleinformulare. Die Karteireiter sind somit an wichtigen Stellen sichtbar, z. B.  der Reiter „oRe“ für offene Rechnungen kann als Warnhinweis bei Anlage neuer Kostenpläne erkannt werden. In unserer Prophylaxe legen wir Wert auf die gleiche Behandlerin bei allen Sitzungen für den jeweiligen Patienten. Die von uns speziell für unsere Praxis angelegten Kennungen vermitteln diese Information eindeutig und dennoch unaufdringlich. Der Inhalt der Reiter ist bei maximal 3 Ziffern und/oder Farbe den Patienten nicht zugänglich. Es können bis zu 10 Reiter in der Lasche eines Patienten abgebildet werden.

Bei dieser neuen Anwenderoption hat die CGM Dentalsysteme GmbH zusätzlich ihre Stärken im Controlling-Bereich weiter ausgebaut. Eine statistische Auswertung von Patienten mit den Karteireitern (Abb. 7) kann anhand einer und/oder Funktion z.B. in unserer Praxis ermitteln, ob bei allen PA-Patienten der PZR Recall vereinbart wurde, oder wie hoch der Anteil an Patienten mit Hausbesuchen bzw. Besuchen im Pflegeheim ist. Der Freiraum für die individuelle Gestaltung in Bezug auf sinnvolle Kriterien in der konkreten Praxissituation ist in dem neuen Z1.PRO-Feature enorm groß.

Fazit

Der analoge Karteireiter hat einen würdigen Nachfolger in der digitalen Praxis von Z1.PRO erhalten. Die Markierung von Patienten ist einfach, individuell, farbig und an den im Programm richtigen Stellen zu sehen und sie können nicht verlorengehen (wie bei den konventionellen Karteireitern vielleicht schon mal geschehen). Mit der statistischen Auswertung der Gekennzeichneten sind darüber hinaus weitere Möglichkeiten im Controlling gegeben, womit Z1.PRO seine Einzigartigkeit innerhalb der CGM-Programme (auch gegenüber Z1) und gegenüber seinen Mitbewerbern unter Beweis stellt.

Foto: © Autor
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