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Qualitätsmanagement 25.04.2014

Digitale Hygienedokumentation: Wertvoller Helfer im Praxisalltag

Digitale Hygienedokumentation: Wertvoller Helfer im Praxisalltag

Ein digitales Hygienedokumentationssystem, bei dem eine spezielle Software durch die Prozesse führt, ermöglicht eine strukturierte Arbeitsweise in der Zahnarztpraxis. Ziel der digitalen Hygienedokumentation ist es, Abläufe in der Praxis zu optimieren und Rechtssicherheit für den Praxisinhaber zu schaffen. Eine wichtige Grundlage für erfolgreiche Hygienevorgänge im Steri-Raum und den Behandlungszimmern ist ein professionelles IT- und EDV-System.

Ein gut ausgebautes IT- und EDV-System ist von zentraler Bedeutung für ein perfekt funktionierendes Hygienemanagement in der Praxis, da es bei der Verwaltung und Pflege der Hygienevorgänge eine gro­ße Rolle spielt: Die Datenerhebung im Steri-Raum sollte dabei einfach von der Hand gehen, die Patientendaten müssen in den Behandlungsräumen mit minimalem Aufwand zu ergänzen sein, und die erhobenen Daten müssen in das Datensicherungskonzept der Praxis integriert werden. Die Grundlage der Dokumentationsanforderungen bilden die Richtlinien des Robert Koch-Instituts (RKI) aus dem Jahr 2012.1

Abläufe der digitalen Hygienedokumentation

Moderne Thermodesinfektoren, Siegelgeräte und Autoklaven ermöglichen die Ausgabe von Dokumentationsprotokollen. Die Anschaffung eines solchen Gerätes ist also der erste Schritt zur digitalen Hygienedokumentation. Den zweiten Schritt stellt die Nachvollziehbarkeit und Zuordnung der Vorgänge zum Patienten über eine Kennzeichnung des Sterilguts dar. Damit verfügt die Praxis über eine volldigitale Hygienedokumentation.

Nach der Installation der Hard- und Software eines neuen, einfach zu bedienenden Dokumentationssystems erfolgt die Geräteeinweisung, die wie auch alle späteren Einweisungen direkt in der Software protokolliert wird. Im nächsten Schritt wird in der integrierten Aufgabenverwaltung erfasst, welcher Mitarbeiter für welche Prozessschritte zuständig ist, sodass Prozesse und Verantwortlichkeiten jederzeit transparent und nachvollziehbar sind.

Im Praxisalltag entsteht so ein Hygienebuch mit lückenloser Dokumentation aller Aufbereitungsschrit­te inkl. Erfassung der Sterilisierungsprotokolle. Grundlage dafür ist die vollautomatische, digitale Chargen- und Prozessdokumentation während des Sterilisierungsprozesses.

Für die Freigabe der durchgeführten Desinfektions- und Sterilisationsvorgänge gibt es verschiedene elektronische Signaturverfahren, wie Chipkarten, Token oder Passworteingabe. Dadurch erfolgt eine Dokumentation in elektronisch nicht veränderbare, geschützte Dateien, mit denen die Praxis den RKI-Dokumentationsrichtlinien bestmöglich entspricht. Im nächsten Schritt erfolgt die Kennzeichnung des Sterilguts mit automatisch und in passender Anzahl ausgedruckten Haltbarkeitslabeln. Mit diesen Aufklebern lässt sich jederzeit nachvollziehen, um welche Charge es sich handelt und welcher Mitarbeiter für den Sterilisierungsprozess verantwortlich war.

Über den Barcode auf dem Label kann der Nachweis aller Instrumentenverwendungen am Patienten hergestellt werden, was höchste Rechtssicherheit für den Praxisinhaber bedeutet. Die hinterlegten Informationen werden direkt mit der in der Praxis eingesetzten Patientenverwaltungssoftware gekoppelt. Damit ist der Zugriff auf die dem Patienten zugeordneten Hygienedaten genauso einfach wie z.B. der auf Röntgenbilder.

Durch Schnittstellen an gängigen Sterilisations-, Desinfektions- und Siegelgeräten ist auch eine Nachrüstung in der Regel sehr einfach möglich.

Eine digitale Hygienedokumentation schafft Rechssicherheit und vereinfacht die Praxisabläufe.

Spezialisierter Systempartner

VisionmaxX ist seit zehn Jahren als EDV-Systemhaus auf die Anforderungen der Zahnarztpraxen spezialisiert. Vor sechs Jahren entstand eine Partnerschaft zwischen dem mittelständischen Fachhandelsunternehmen dental bauer und VisionmaxX, die ständig ausgebaut und intensiviert wird. Seit drei Jahren besteht ein gruppenweiter Exklusivvertrag zwischen dental bauer und VisionmaxX.

Der Kunde erhält von dental bauer eine entsprechende Medizinprodukteberatung und ein Angebot für das Gerät. Gleichzeitig klärt VisionmaxX über die Möglichkeiten der digitalen Hygienedokumentation auf und ergänzt das Angebot für die notwendige EDV-Anbindung.

Ist die Kaufentscheidung getroffen, liefert und installiert dental bauer das Hygienegerät. Im Anschluss führt ein Mitarbeiter von VisionmaxX vor Ort die EDV-Anbindung und -Einweisung durch. Für den Praxisbetreiber bedeutet dies, dass der dental bauer-Experte für den Bereich Hygiene und der EDV-Spezialist von VisionmaxX hier Hand in Hand eine Komplett­lösung anbieten.

Der Leistungsumfang von VisionmaxX umfasst die Lieferung der Hardware, also z.B. den PC und Zubehör sowie die Lieferung und Installation der Dokumentationssoftware. Der EDV-Spezialist unterstützt die Praxis bei der Geräteanbindung/-einstellung, weist die Mitarbeiter in die Bedienung dieser Systeme ein und begleitet sie natürlich auch darüber hinaus bei Fragen zur Bedienung.


Die Praxisbetreiber profitieren  von der Schnelligkeit und der Qualität in der Umsetzung! Digitale Hygiene­dokumentation gemeinsam mit Ihrem dental-IT Spezialist VisionmaxX und dental bauer – das dental depot.

Autor: Jens Schlerf

1 Anforderungen an die Hygiene bei der Aufbereitung von Medizinprodukten, Empfehlung der Kommission für Krankenhaushygiene und Infektionsprävention (KRINKO) beim Robert Koch-Institut (RKI) und des Bundesinstitutes für Arzneimittel und Medizinprodukte (BfArM) Bundesgesundheitsblatt – Gesundheitsforschung – Gesundheitsschutz 10 · 2012.

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