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Bei meinen Beratungen treffe ich immer häufiger auf Praxen, die karteilos arbeiten. Das bedeutet, dass, bevor ich anfangen kann, zunächst ein Ausdruck der Dokumentation für die zu prüfenden Patientenfälle angefertigt werden muss. Zur vollständigen Beurteilung eines Falles reicht dies aber nicht aus, denn ich brauche auch Heil- und Kostenpläne, Röntgenbilder, Laborrechnungen, unterschriebene Vereinbarungen und gegebenenfalls den letzten ausgefüllten und unterschriebenen Anamnesebogen. An dieser Stelle wird es dann ziemlich klar, dass karteilos nicht papierlos bedeutet, denn diese Unterlagen müssen bei den meisten karteilosen Praxen aus Aktenordnern herausgesucht werden, da sie nur in Papierform existieren. Dabei hätte eine papierlose Praxis wirklich Charme:

• Alle Dokumente können von überall (auch von daheim) am Rechner eingesehen werden.
• Das Hantieren mit Aktenordnern entfällt.
• In der beengten Rezeption gibt es mehr Platz.
• Dokumente könnten einfach per E-Mail oder Faxprogramm versendet werden, was Arbeitsaufwand und Porto spart.

Das Problem bei all diesen noch in Papierform aufbewahrten Dokumenten liegt darin, dass diese die Unterschrift des Patienten beinhalten. Zwei Wege gibt es, diese Dokumente papierlos zu verwalten:

• man digitalisiert das Dokument mit einem Scanner
• man lässt den Patienten digital elektronisch unterschreiben.

Die erste Variante stellt im hektischen Alltagsbetrieb nicht wirklich eine Erleichterung dar – die zweite Variante wird instinktiv abgelehnt, weil man schon mal gehört hat, dass dies nicht rechtssicher sei und das Signaturgesetz besage, dass Unterschriften am Computer ungültig sind.

Dabei steht jeden Morgen der Paketbote vor der Rezeption und lässt sich den Empfang auf einem kleinen Handgerät digital in Krakelschrift quittieren. Warum darf die Post das tun? Nun – weil die elektronische Signatur nach dem Signaturgesetz nur dann verpflichtend ist, wenn ein Gesetz dies vorschreibt (wie z.B. Bei Notarverträgen). Für die Paketquittung gilt daher ebenso wie für die Dokumente einer Zahnarztpraxis das Prinzip der Formfreiheit gemäß § 125 Satz 1 BGB. Damit sind Werbeaussagen wie „nur unsere elektronische Signatur ist rechtssicher“ als Verbrauchertäuschung entlarvt. Wie unterschreibt ein Patient jetzt digital in der Zahnarztpraxis? Nun ganz einfach wie der Postbote, nur dass statt des speziellen Handgeräts ein Tablet-Rechner eingesetzt wird. Dabei ist den WindowsTablets der Vorzug zu geben, von denen man mittlerweile drei bis vier für den Preis eines einzigen iPads erstehen kann.

Außerdem haben diese den Vorteil, dass man zur Not auch das Praxisverwaltungsprogramm darauf betreiben kann.

Die Themen „digitale Signatur“ und „Patientenaufklärung“ werden von den klassischen Praxisverwaltungsprogrammen nicht abgedeckt, sodass sich hier eine Fülle von Anbietern etabliert hat. Neben Filmchen zur Patientenaufklärung wird die Möglichkeit angeboten, digitale PDF-Dokumente auf einem Tablet-Rechner zu unterschreiben. Allerdings müssen beim Heil- und Kostenplan diese Vereinbarungen erst mit dem Praxisverwaltungsprogramm erzeugt werden, bevor man sie dem Patienten auf dem Tablet-Rechner zur Unterschrift anbieten kann. Und auch die Patientenaufklärung besteht darin, dass die wohlbekannten Aufklärungsbögen nun auf dem Bildschirm angekreuzt werden.

Besonders störend ist diese papierlose Vorgehensweise bei der Anamneseerhebung: Ein für das Papier konzipiertes Formular auf einem kleinen Bildschirm auszufüllen, ist für ältere Menschen eine Zumutung. Hier sind intelligente Programme gefragt, die in auch ohne Brille lesbarer Schrift durch die Fragen führen und z.B. die Frage nach einer Schwangerschaft nur dem richtigen Personenkreis zuordnen. Den vollmundig angepriesenen „effizienten medienbruchfreien Workflow“ sollte man daher auf die Probe stellen sowie selber in der Praxis ausprobieren und sich nicht nur vorführen lassen.

Gerne stelle ich Ihnen nach einer kostenlosen Probeinstallation eine digitale Lösung dieses Problemkreises in einer circa 30minütigen Onlineschulung vor, die Sie anschließend selber ausprobieren dürfen. Ein Anforderungsformular finden Sie unter www.synadoc.ch 

Der Beitrag ist in der ZWP Zahnarzt Wirtschaft Praxis 11/2017 erschienen.