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Praxismanagement 03.01.2017

Praxisbegehung: Vom Ärgernis zum Motivationsinstrument

Thies Harbeck
E-Mail:
Praxisbegehung: Vom Ärgernis zum Motivationsinstrument

Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser. Nach dieser Devise gehen die zuständigen Behörden bei 
der Begehung von Zahnarztpraxen vor. „Vertrauen“ muss der Zahnarzt hierbei vor allem seinen Mitarbeitern. Denn viele 
der Praxisbereiche, für die sich die Prüfer der Regierungspräsidien interessieren, fallen in den Aufgabenbereich des 
Personals. Im Fokus stehen Hygienekette und Dokumentation. Verständlicherweise sind diese offiziellen Besuche nicht beliebt. Dennoch beginnen immer mehr Praxisbetreiber, die Begehung nicht ausschließlich negativ zu betrachten. Denn 
ein solcher Termin kann auch ein Anlass und Chance sein, das eigene QM-System, interne Abläufe und die Zusammenarbeit im Team zu hinterfragen – zum Nutzen aller Beteiligten.

Seit fast vier Jahren ist die einschlägige Verwaltungsvorschrift zum Medizinproduktegesetz mittlerweile rechtskräftig. Inhalt dieser Norm ist auch die Forderung eines Rahmenüberwachungsprogramms der Sozialministerien und die Erstellung eines Überwachungsplans auf der Ebene der Regierungspräsidien. Der Gesetzgeber hat damit sein Ziel, eine bundesweit einheitliche und qualitätsgesicherte Inspektion von Gesundheitseinrichtungen zu schaffen, weitgehend umgesetzt. Zu diesem Zweck 
verpflichteten die Regierungspräsidien beispielsweise neue Inspektoren, um die Prüfungen möglichst breitflächig ausführen zu können. Herrschte anfangs noch Verunsicherung, weil die Praxen nicht wussten, was bei einer 
Begehung auf die Teams zukommt, können inzwischen viele auf die Erfahrungswerte von Kollegen, die eine Begehung gemeistert haben, zurückgreifen. Dabei steht ein Faktor im Vordergrund: Wer die Abläufe in seiner Praxis regelmäßig kritisch hinterfragt, braucht eine Begehung nicht zu fürchten. Darüber hinaus bieten Dienstleister wie die OPTI Zahnarztberatung GmbH simulierte Praxisbegehungen und Fortbildungsveranstaltungen an, die zusätzliche Sicherheit geben. Angesichts der Tatsache, dass die behördlichen Überprüfungen gemäß § 5 MPGVwV ausdrücklich auch unangekündigt durchgeführt werden dürfen, tun Zahnärzte gut daran, ihr Team umsichtig auf eine mögliche Begehung vorzubereiten.

Vorbereitung mit Struktur

Die Bereiche im Blickpunkt der Prüfer sind breit gefächert, wobei Dokumentation und Hygienemanagement zentrale Schwerpunkte bilden. Ein effektiver Handlungsplan gilt als Schlüssel zum Erfolg – die Mitarbeiter gut für 
eine Begehung aufzustellen, ist hierbei Chefsache.

Üblicherweise wird der Inspektor Raum für Raum überprüfen und dabei auf 
häufige Fehlerquellen achten. Auch wenn sich der Praxisbetreiber sicher 
ist, dass die Hygienekette lückenlos 
eingehalten und dokumentiert wird, kann der Blick eines externen Experten hilfreich sein und Struktur in die Vorbereitung bringen – auch weil Betriebsblindheit in Zahnarztpraxen ebenso verbreitet wie schädlich ist. Oft geben Details den Ausschlag. Dies beginnt bereits im Wartezimmer: Hier müssen die zuständigen Mitarbeiter beispielsweise sicherstellen, dass die dort ausgelegten Zeitschriften den Wartebereich nicht verlassen oder das Spielzeug in der Kinderecke 
regelmäßig desinfiziert wird. Offensichtlicher sind die 
relevanten Vorgaben im Aufbereitungsraum: Die strenge Trennung zwischen reinem und unreinem Bereich spielt hier ebenso eine Rolle wie die persönliche Schutzausrüstung (PSA) bei der Medizinprodukteaufbereitung. 

Blick für Details

Themen im Zusammenhang mit der Praxisorganisation müssen jedoch gleichermaßen in die Vorbereitung für eine Kontrolle mit einbezogen werden. Hierzu zählen zum Beispiel Anamnesebögen, das allgemeine Prozedere bei Infektionskrankheiten, Arbeitsanweisungen oder das Praxisorganigramm mit den Zuweisungen der Pflichten an das Team. Geschulte Spezialisten bringen ihre Erfahrung bei einer Kontrolle der Räume im Hinblick auf mögliche Beanstandungen ein und achten dabei auch auf Kleinigkeiten, die dem Team nicht ohne Weiteres geläufig sind. So zum Beispiel das Fehlen eines vorgeschriebenen Spenders mit Desinfektionsmittel am Waschplatz im Röntgenraum. Bei einer solchen Beratung ergibt es Sinn, wenn die externen Experten eng mit der Hygienebeauftragten der Praxis zusammenarbeiten. Die Mitarbeiterin wird auf diese Weise zusätzlich dafür sensibilisiert, wie das QM-System in der 
Praxis auch in Zukunft stetig verbessert werden kann und gibt das erworbene Wissen an ihre Kollegen 
weiter. Ein Ordner für einen strukturierten Aktionsplan leistet hierbei wertvolle Dienste. Viele Zahnärzte sind sich nicht der Tatsache bewusst, dass sie mit einer 
modernen Praxissoftware über ein vielseitiges Instrument verfügen, das sie einsetzten können, um die 
Dokumentation aller Abläufe in der Praxis zu vereinfachen – ein weiterer Schritt in Richtung einer erfolgreichen Begehung. 

Fazit

Jeder niedergelassene Zahnarzt hat es selbst in der Hand, sich und seine Mitarbeiter gründlich auf eine behördliche Kontrolle vorzubereiten – sieht er die Praxisbegehung weniger als lästiges Übel, sondern vielmehr als Chance, die Stärken und Schwächen in den täglichen Abläufen zu erkennen, profitiert er langfristig von diesem Prozess. Nicht zu unterschätzen ist außerdem die positive Auswirkung einer gemeinsam gemeisterten Herausforderung auf das „Wirgefühl“ im Team. 

 

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Foto: © goodluz – shutterstock.com
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