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Praxismanagement 16.09.2014

Wirtschaftliche Praxisführung: BWL trifft Zahnmedizin

Wirtschaftliche Praxisführung: BWL trifft Zahnmedizin

Der Weg in die eigene, erfolgreiche Zahnarztpraxis erfordert heutzutage mehr als medizinische Fach- und Branchenkenntnisse. Auch betriebswirtschaftliches Wissen und dessen Anwendung sind gefragt. Erst die Kombination der fachlichen Kenntnisse beider Bereiche ebnet den Weg zur erfolgreichen Praxisführung. Die richtige Praxismanagement-Software kann hierbei entscheidend unterstützen. Im Folgenden wird erläutert, mit welchen Funktionen eine moderne Software eine wirtschaftliche und damit erfolgreiche Praxisführung ermöglicht.

Im zahnmedizinischen Studienablauf von Vorklinik, Physikum und Klinik tauchen betriebswirtschaftliche Inhalte in der Regel nicht auf. Während die angehenden Zahnärzte damit optimal auf ihr fachliches Wirken vorbereitet werden, fehlt es auf der anderen Seite oft an betriebswirtschaftlichen und unternehmerischen Kenntnissen. Gerade diese sind jedoch mit Blick auf eine spätere Selbstständigkeit von größter Bedeutung. Insbesondere in der Gründungsphase einer Praxis ist es von großem Vorteil, wenn sich hinter den Begriffen Businessplan, SWOT- und Zielgruppen-Analyse sowie Finanzierungsplan keine Fragezeichen verbergen. Im Gegenteil: Betriebswirtschaftliches Know-how sorgt dafür, dass die Schritte auf dem Weg zur Selbstständigkeit vertraut sind. Entsprechendes Wissen vermitteln zusätzliche Ausbildungen, wie beispielsweise der Lehrgang zum Business Process Manager der Zahnarztpraxis (IHK). Zahnmediziner erlernen hier managementseitige Kompetenzen im zahnärztlichen Umfeld und können so die Arbeitsweise in der Zahnarztpraxis prozessorientiert und -optimiert gestalten.

Nach der erfolgten Praxisgründung ist im täglichen Arbeitsablauf eine leistungsfähige Praxismanagement-Software nicht nur für die Qualitätssicherung der Praxisabläufe unabdingbar, sondern liefert auch wertvolle Daten, um die richtige, betriebswirtschaftliche Strategie zu finden und konsequent umzusetzen.

Betriebswirtschaftlich orientiertes Praxismanagement

In Hinblick auf die betriebswirtschaftlich orientierten Entscheidungen der Praxis hat die Management-Software CHARLY (solutio GmbH) viele hilfreiche Funktionen zu bieten. Statistische Auswertungen ermöglicht das Management-Informations-System (MIS) des Programms. Dabei gehen die Möglichkeiten über die üblichen Umsatzberechnungen hinaus. Wichtige, über die Wirtschaftlichkeit der Praxis Aufschluss gebende Kennzahlen, wie beispielsweise Tagesumsätze, Gesamtumsatz und Honorarumsatz pro Stunde, sind mit wenigen Klicks verfügbar. Die Betriebswirtschaft stellt letztlich den Zusammenhang zwischen Realität und Wunschdenken her. Die betriebswirtschaftlichen Auswertungen – dargestellt in Tabellen- und Listenform oder in grafischer Aufbereitung – helfen, klare Aussagen zur Effizienz der Praxis oder zur Patientenstruktur zu treffen, Schwachstellen zu identifizieren und entgegenwirkende Maßnahmen zu ergreifen.

Konkrete Funktionen, die dies in CHARLY (Version XL) ermöglichen, sind:

  • Abfragen zu Patienten

Woher kommen die Patienten? Wie sieht die Altersstruktur aus? Bei welcher Kasse sind unsere Patienten versichert? Mit wie vielen Patienten rechnet die Praxis privat ab? Und wie lange halten die Patienten der Praxis schon die Treue? Verschiedenste Abfragen geben Aufschluss über die Patientenstruktur und schaffen somit die Basis für strategische Überlegungen – ob zur Gewinnung von Neupatienten oder zur Optimierung der bestehenden Begebenheiten.

  • Abfragen zu Kostenplänen und Honorar

Die Abfragen nach erstellten und realisierten Kostenplänen im gleichen Zeitraum gibt Aufschluss darüber, wie viele Heil- und Kostenpläne umgesetzt werden, und ob hier noch Steigerungsbedarf herrscht. Auch zur Kundenergründung eignet sich diese Analyse. Ist das Verhältnis zwischen realisierten und erstellten Plänen sehr niedrig, kann die Überlegung, welche Behandlungen der Patient überhaupt wünscht, sinnvoll sein. Auch die Gründe, warum Kostenpläne verworfen wurden, lassen sich abfragen. Einen direkten Zusammenhang zwischen den realisierten bzw. erstellten Kostenplänen und dem prognostizierten bzw. erzieltem Honorar stellen weitere Abfragemöglichkeiten dar.

  • Abfragen zu Terminen

Sowohl für einen effizienten Workflow in der Praxis, als auch für die betriebswirtschaftliche Stabilität der Praxis ist eine patienten- und behandlungsbezogene Terminplanung unabdingbar. In der Praxismanagement-Software CHARLY ist beispielsweise der gesamte Prozess – von der ersten Behandlungssitzung bis zu den regelmäßigen Kontrollterminen – mit individuell definierbaren Behandlungszeiten hinterlegt. Sobald alle Behandlungsschritte schnell und lückenlos über Planungskomplexe in der Praxismanagement-Software erfasst sind, wird automatisch eine Liste mit den dazu notwendigen Terminen erstellt. Diese können anschließend im Terminbuch vergeben werden. Die Termine werden idealerweise so über die einzelnen Tage verteilt, dass die Praxis einen definierten Soll-Umsatz pro Tag oder Woche erreicht. So werden auch über einen längeren Zeitraum die gewünschten, gewinnbringenden Leistungen erbracht.

Über entsprechende Abfragen im Management-Informationssystem können Terminlängen und Wartezeiten klar eingesehen werden. Auch die Anzahl und Länge der Termine pro Behandler sowie die Terminauslastung sind mit einem Klick erkennbar.

  • Abfragen zum Umsatz

Praxisinhaber brauchen klare Umsatzziele, um zu wissen, welche Maßnahmen für die Praxisarbeit erforderlich sind. Um die Ziele aufzustellen und zu überprüfen, ist es notwendig, Umsätze abzufragen, die in einer Praxis mit einzelnen Behandlungsarten erzielt wurden. Auf diese Weise kann die Praxis ihr Angebot wirtschaftlich sinnvoll auf die gewünschten Patientengruppen sowie entsprechende Behandlungsformen abstimmen und per Praxiscontrolling im Blick behalten. CHARLY ermöglicht beispielsweise die Abfrage des Honorarumsatzes pro Behandler. Auch Gesamtumsatz-Abfragen – inklusive Eigenlabor, Fremdlabor und Material – sind möglich. Honorare können außerdem pro Leistungsart ermittelt werden.

Zusammengefasst

Ein betriebswirtschaftlich orientiertes Praxismanagement und ein gezieltes Controlling sind die Basis für eine erfolgreiche strategische Planung und deren flexible Anpassung an neue Marktbedingungen. Mit einem softwaregestützten Controlling – beispielweise mittels der Praxismanagement-Software CHARLY – sind auch Zahnmediziner, die keine betriebswirtschaftliche Ausbildung haben, ohne großen Zeitaufwand immer mit dem aktuellsten Status ihrer Praxissituation vertraut und können auf diese Weise ihr Unternehmen Zahnarztpraxis auf Erfolgskurs halten.

Detailliertere Informationen erhalten junge Zahnärzte und interessierte Praxisgründer telefonisch unter 07031 4618-600.

Kontakt:

solutio GmbH

Zahnärztliche Software und Praxismanagement
Max-Eyth-Straße 42
71088 Holzgerlingen
Fon 07031 4618-700
Fax 07031 4618-99700
info@solutio.de
www.solutio.de

Autorin: Claudia Hytrek

Foto: © Kzenon - Fotolia.com
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