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Gelegentlich schießen bürokratische Forderungen und übereifrige Kontrolleure zwar über das Ziel ­hinaus, grundsätzlich aber steht die sachliche Überprüfung nach festgelegten Kriterien im Vordergrund. Mit der richtigen Vorbereitung laufen die meisten Begehungen jedoch problemlos.

Wenn sich Zahnarztpraxen über aktuelle Anforde­rungen informieren, nötige Unterlagen vollstän­dig halten und ihre Prozesse gut dokumentieren, gibt es kaum Grund zur Beunruhigung. Praxen sollten sich also vorab unbedingt über die zu prüfenden Fragen und mögliche Schwerpunkte der Praxisbegehung informieren. In den Zahnärztekammern stehen kompetente Mitarbeiter uns Zahnärzten immer mit Rat und Tat zur Seite. Auch kann es helfen, sich mit Kollegen aus der Umgebung auszutauschen, die bereits eine Begehung hatten. Entscheidend ist außerdem qualifiziertes Personal, denn kein Praxisinhaber kann allein alles im Blick ­behalten. Eine gut organisierte Verwaltungsassistentin oder Praxismanagerin kennt die gesetzlichen Anforderungen und kann die wichtigsten Vorbereitungen durchführen.

Grundlegende Orientierung in Praxis­führung, Betriebswirtschaft und Umweltschutz

Praxisbegehungen durch staatliche Behörden erfolgen nach klaren gesetzlichen Vorgaben. Dies umfasst drei Bereiche: Erstens den Infektionsschutz für Praxisbeschäftigte und Patienten, zweitens die Sicherheit von Medizinprodukten ebenfalls für Angestellte und Patienten sowie drittens den Arbeitsschutz der Beschäftigten. Wir Kammern kritisieren immer wieder unsinnige Doppelstruk­turen. Solange aber jede Behörde in ihrem Zuständigkeitsbereich arbeitet, können sich die Praxen noch gut darauf einstellen.

Allerdings unterscheiden sich manche Regeln sogar von Bundesland zu Bundesland. Deshalb hat die Landeszahnärztekammer Thüringen ein ganz auf unsere Praxen zugeschnittenes Handbuch zur Praxisführung erstellt. Mehr als zweihundert Handlungsempfehlungen, Mustervor­lagen, Checklisten und Arbeitsanweisungen lassen sich einfach an die jeweiligen Praxisgegebenheiten vor Ort anpassen. Damit haben unsere Praxen bereits ein halb fertiges Grundgerüst verfügbar und sparen beim individuellen Anpassen an die eigenen Praxisgegebenheiten und Praxisabläufe enorm viel Aufwand und Zeit. Außerdem bieten überregionale Qualitätsmanagementsysteme wie das Z-QMS von insgesamt zwölf Kammern eine grundlegende Orientierung in Praxisführung, Betriebswirtschaft und Umweltschutz von Zahnarztpraxen.

Klare Routinen sichern Qualität

Für eine reibungslose Begehung ist vor allem die vollständige Dokumentation der geforderten Praxismaßnahmen ein absolutes Muss. Deshalb sollten wichtige Arbeitsprozesse bereits als feste Praxisroutinen in den Alltag inte­griert und schriftlich fixiert werden. Solche Festlegungen dienen der Qualitätssicherung und helfen auch bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Schließlich müssen wir Praxisinhaber uns darauf verlassen können, dass Arbeitsprozesse identisch ablaufen. Hierfür müssen wir unseren Mitarbeitern ein Gerüst geben. Auch dadurch erkennt ein gut geschultes Team mögliche Schwachstellen im Arbeitsalltag häufig selbst und kann früh­zei­tig gegensteuern.

Nichts aufschieben

Auch wenn das Wartezimmer voll ist, sollte das Praxisteam diese notwendigen Arbeiten keinesfalls irgendwann auf einen späteren Zeitpunkt verschieben. Dokumentationen und Unterschriften müssen fortlaufend im Praxisalltag gepflegt und nicht erst hektisch kurz vor der Begehung zusammengetragen werden. Regelmäßige kurze Checks beispielsweise für Hygienepläne, Wartungsnachweise und Schulungszertifikate lassen sich besser in den normalen Praxisalltag ein­binden und halten den Aufwand unmittelbar vor einer Praxisbegehung gering. Auch eine gut strukturierte Digitalisierung wichtiger Dokumente sorgt dafür, dass bei der Begehung alles schnell auffindbar ist.

Gut organisiert ist halb bestanden!

Hilfreich ist außerdem, das Praxispersonal ganz gezielt einzubinden. Beispielsweise können Aufgaben zur Hygiene, zum Arbeitsschutz und anderes sinnvoll auf mehrere Beschäftigte verteilt werden. Dann hat jeder seinen klaren Zuständigkeitsbereich, niemand fühlt sich vom unübersichtlichen Ganzen überfordert, und jeder weiß, was vor einer Begehung noch zu tun ist. Unmittelbar vor der Praxisbegehung kann ein inter­ner Probelauf helfen und dabei vielleicht sogar etwas Spaß in die Sache bringen: Eine Praxismitarbeiterin übernimmt die Rolle des strengen Prüfers. Das Durchspielen von Abläufen und Dokumenten nimmt die Sorge vor ungeplanten Überraschungen und schafft eine gewisse Routine.

Zur Person

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Dr. Anne Bauersachs ist nieder­- gelassene Oralchirurgin im thüringischen Sonneberg und Vorstandsreferentin der Landeszahnärztekammer Thüringen für Praxisführung.

ZWP Zahnarzt Wirtschaft Praxis

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Dieser beitrag ist in der ZWP Zahnarzt Wirtschaft Praxis erschienen.

Seit 32 Jahren ist die ZWP Zahnarzt Wirtschaft Praxis das führende Wirtschaftsmagazin für den Zahnarzt. Als General-Interest-Titel deckt sie das gesamte Spektrum der Praxisführung ab.

Das Wirtschaftsmagazin zählt mit seinen 12 Ausgaben im Jahr und einer Auflage von 40.800 Exemplaren zu den frequenz- und auflagenstärksten Titeln im deutschen Dentalmarkt. Zudem enthält jede Ausgabe das Supplement „ZWP spezial“, in dem besondere Themen vertieft werden.

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